Cara membuat Mail Merge di Libre / Open Office

Salah satu fitur yang banyak di gunakan dalam urusan surat menyurat adalah mail merge. mail merge adalah salah satu fitur yang di miliki software pengolah kata seperti Ms.Office word, Libre Office, atau Open Office yang di gunakan untuk mempermudah dalam membuat penerima surat. agak susah juga menjelaskanya, coba lihat tutorial di bawah ini maka nanti kamu akan tahu :).

Misalkan saya ingin menulis surat dengan banyak penerima, dan harus di ketik di komputer. Tidak mungkin kan kita menuliskan satu surat untuk satu orang penerima dengan menulis dari awal sampai akhir dan berulang ulang sampai penerima terakhir kan??

Sebagai contoh saya membuat surat seperti gambar di bawah ini di Libre Office Writter

Dan saya sudah punya daftar penerimanya di tabel Exel atau Open Office Calc, kalau kita menjumpai kasus seperti di atas kita bisa menggunakan fitur mail merge yang ada di Libre Office atau Open Office. berikut langkah langkahnya.

Pertama

Buat Dokumen (surat, undangan, brosur, dll) di Libre Office atau Open Office Writer kamu seperti contoh di atas. kemudian buat pula data yang kita perlukan di Libre Office atau Open Office Calc, seperti contoh di bawah ini.

Kedua

Buka dokumen surat yang kamu ketikkan di Writer tadi, buka menu Edit >> Exchange Database… maka akan muncul dialog seperti gambar di bawah ini.

Tekan tombol Browse.. dan pilih file Exel atau Ods kamu yang telah kamu buat tadi. Setelah itu akan muncul database baru di daftar database yang ada. Double click database tersebut hingga muncul daftar Sheet yang kamu buat tadi, kemudian klik sheet yang berisi data yang sudah kamu buat, lalu klik tombol Define.

Ketiga

Tekan F4 di Libre Office writer kamu, maka akan muncul form Data Source di bagian atas dokument editor kamu. Buka database kamu sesuai yang kamu buat tadi, buka table dengan double click pada nama table kamu, seperti contoh saya tadi nama table saya adalah** Sheet 1**.

Seperti gambar di atas, setelah kita buka Sheet 1 maka data yang telah kita buat tadi akan muncul di kotak Data Source. nah, sekarang saatnya menghubungkan database ke dokumen surat kita, caranya dengan melakukan drag and drop pada nama field. klik kolom nama, tahan dan tarik sampai ke isian dokumen kita seperti contoh di bawah ini.

Empat

Setelah sampai langkah di atas, selanjutnya kita buka menu Mail Merge Wizard dengan memilih menu **Tool >> Mail Merge Wizard.. **klik next saja sampai ke langkah no 8 pada wizard.

Sampai langkah ke delapan akan ada beberapa pilihan seperti berikut

Sampai di sini dapat di sesuaikan keinginan kamu, apakah dokumenya mau langsung di print sejumlah data yang ada, atau mau di simpan sebagai dokument. kali ini saya akan menyimpan sebagai dokument dan di gabung sebagai single document atau jadi satu file saja.

Maka menu yang saya pilih adalah Save merged document dan **Save as single document **Kemudian klik tombol Save Documents, kemudian pilih lokasi penyimpanan hasil mail merge kita. kalau sudah klik Finish, dan mail mergepun sudah dapat kita gunakan dengan kebutuhan kita masing masing.

Sudah dulu ya, capek juga ngetik sebanyak ini heheh. Semoga bermanfaat bagi kita semua.. Salam Open Source :)